Rules

Please note that the official rules are in Finnish and the rules in English are an unofficial translation. You can find the English version below.

Women in Games Finland
Yhdistyksen säännöt

Käsitelty ja hyväksytty perustamiskokouksessa 26.3.2019
Merkitty rekisteriin 21.5.2019

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Women in Games Finland ja sen kotipaikka on Helsinki.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää pelialan monimuotoisuutta sekä yhdenvertaisuutta, ja mahdollistaa työskentely ja yrittäjyys alalla kaikille sukupuolesta, seksuaalisuudesta, etnisestä alkuperästä, iästä, taloudellisesta tilanteesta, kehosta tai fyysisistä rajoituksista riippumatta.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys kannustaa alalle hakeutumista ja verkostoitumista, järjestää koulutusta ja tapaamisia, harjoittaa tiedotus- ja viestintätoimintaa sekä tekee yhteistoimintaa muiden järjestöjen, sidosryhmien ja intressiryhmien kanssa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi toimeenpanna rahankeräyksiä ja arpajaisia hankittuaan asianmukaisen luvan. Yhdistyksellä on oikeus hankkia ja omistaa kiinteää omaisuutta, ja sillä on oikeus vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja. Yhdistys on puoluepoliittisesti sitoutumaton.

3. Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä.

Kannattavaksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.

Varsinaiset jäsenet ja kannattavat jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

Yhdistyksen hallitus voi erottaa varsinaisen jäsenen tai kannattajajäsenen, joka ei noudata yhdistyksen sääntöjä, toimii vastoin yhdistyksen tarkoitusperiä tai päätöksiä tai joka ei suorita jäsenmaksujaan.

Jäsen, joka ei ole suorittanut jäsenmaksuaan viittä arkipäivää ennen vuosikokousta ei voi äänestää vuosikokouksessa. Läsnäolo- ja puheoikeus säilyvät.

4. Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää vuosikokous. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

Hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta erillispäätöksellä.

5. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2-8 muuta varsinaista jäsentä sekä 0-8 varajäsentä.

Puheenjohtaja ja hallituksen jäsenet valitaan vuosikokouksessa kahdeksi (2) vuodeksi kerrallaan. Ensimmäisen vuoden toimineista hallituksen jäsenistä puolet voi erota halutessaan.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna, on läsnä.

Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.

7. Tilikausi

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

8. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannattavalla jäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

9. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse.

Hallituksen on kutsuttava jäsenet vuosikokoukseen vähintään neljätoista vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse.

10. Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
  6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
  8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  9. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
  10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

11. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä.

Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

The rules of Women in Games Finland ry.

1. The name of the association and the place of domicile

The name of the association is Women in Games Finland and the place of residence in Helsinki.

2. The purpose of the association and activities

Women in Games Finland’s objective is to make the Finnish games industry more diverse and equal and make working and entrepreneurship in the industry possible to everyone regardless of their gender, sexuality, ethnicity, age, financial situation, or body and functionality.

In order to achieve its objectives, the association encourages entry into the industry and networking, organises trainings and meetings, does information and communication activities and collaborates with other organisations, stakeholders and interest groups.

In order to assist its activities, the association may implement fundraising and raffles after acquiring the appropriate licenses. The association has the right to acquire and own real estate and has the right to receive donations and wills. The association is non-party affiliated.

3. Members

A person who accepts the purpose of the association and undertakes to comply with the rules of the association may be admitted as a member of the association.

A private person or legal entity that wishes to support the purpose and activities of the association can be accepted as a support member.

The members of the association and support members will be approved by the board upon application. On the proposal of the board, a person who has significantly promoted and supported the activities of the association may be invited as honorary president or honorary member.

The board may dismiss a member or a support member who does not comply with the spirit, the rules of the association, acts contrary to the purposes of the association and decisions of the association or does not pay membership fees.

A member who has not paid a membership fee for five business days before the meeting cannot vote at the annual meeting. Presence and speaking rights remain.

4. Sign-up and membership fee

The amount of the sign-up fee and the annual membership fee charged to the actual members and support members, separately for each group, will be decided by the annual meeting. Honorary presidents or honorary members do not pay membership fees.

The board can grant an exception to a specific member regarding the membership fee.

The board may grant exemption from membership fees due to unemployment, retirement, military service or similar financial situation, based on an application and for one year at a time.

5. Board

The association’s affairs are handled by the board, which includes the president and 2-8 other actual members and 0-8 deputies that all are elected at the annual meeting.

The president and members of the board are elected for two (2) years at the annual meeting. Half of the members of the board resign every year. In the first year, the resigned members will be selected by a raffle and then at their turn. The term of deputy members is one year. Board members can be re-elected.

The term of the board is the time between annual meetings.

The board elects a vice-president from among its members and assigns a secretary, a treasurer, and other necessary staff from among its members or outside the board.

The board meets at the invitation of the president or when the president is prevented, at the invitation of the vice-president, when they find it necessary, or when at least half of the board members require the meeting.

The board has a quorum when at least half of the members, including the president or the vice-president, are present.

Voting is decided by an absolute majority of votes. In the case of a tie, the motion supported by the president of the meeting carries. In an election, however, if the votes are even, the decision is made via raffle.

6. Procuration

The procura is given to the president, vice-president, secretary or treasurer, for each alone.

7. The financial year

The financial year of the association is the calendar year.

8. Association’s meetings

The meeting of the association may also be attended by telecommunication connection or other technical aids if the board or the meeting decides so.

The annual meeting of the association is held annually on the date set by the board in January-May.

Each member of the association, the honorary president and the honorary member has one vote at the meeting. A support member has the right to attend and speak at meetings.

Unless otherwise stated in the rules, the decision of the association meeting shall be the opinion supported by more than half of the votes. Equal to the votes, the vote of the president of the meeting carries, but in case of an election, the decision is made via raffle.

9. Convening the association’s meeting

The board must convene the meetings of the association at least seven days prior to the meeting by post or e-mail sent to the members.

The board must convene the annual meeting of the association at least fourteen days prior to the meeting by post or e-mail sent to the members.

10. Annual meeting

The following matters are discussed in the association’s annual meeting:

  1. The opening of the meeting
  2. Appointing meeting president, secretary, two record attendances and two tellers if needed
  3. The quorum of the meeting has been reached
  4. Approval of the agenda
  5. Presentation of the financial statement, annual report and the auditor’s statement
  6. The annual report and financial statements of the previous year are confirmed and a decision is made on the discharge of liability to those who have been responsible for the administration of the association in the previous year
  7. Approval of an annual plan, a budget and sign-up, and membership fees
  8. Election of the president and other board members
  9. Approval of one or two operations inspectors and a deputy operations inspector or one or two auditors and a deputy auditor
  10. Other matters mentioned in the invitation to the meeting.

If a member of the association wishes to receive a matter for consideration by the association’s annual meeting, they must inform the board in writing in good time so that the matter can be included in the meeting invitation.

11. Changing the rules and dissolving the association

The decision to amend the rules and dissolve the association must be made at the meeting of the association by a majority of at least three quarters (3/4) of the votes cast.

The invitation to the meeting must include the information about the amendment of the rules or the dissolution of the association.

When the association is dissolved, the association’s funds will be used to promote the purpose of the association in the manner determined in the meeting deciding of the dissolution. When the association is dissolved, its assets will be used for the same purpose.